סיפרתי לכם פעם כמה אני שונא מכרזים?

הרעיון המקורי דווקא יפה, מפרסמים רשימה מסודרת של דרישות, מקבלים מענה על הדרישות, מדרגים את העונים על הדרישות על פי איכות המענה ועל פי המחיר ובוחרים זוכה, נשמע פשוט ואלגנטי.

בפועל, כתיבת מכרז היא אומנות שגם העוסקים בה כמקצוע חוטאים ומחמיצים את העיקר, חוברות מכרז כוללות בדרך כלל הרבה יותר תנאים משפטיים ומסחריים מאשר דרישות אמיתיות מהפתרון המבוקש. מסתבר שבמזרח זה לפעמים עוד יותר קיצוני.

אצלנו, מאד מקובל לבצע תהליך אפיון מאד מפורט כולל שימוש בכלי אפיון כמו למשל VMware Capacity Planner או ניתוח קבצי NAR של מערכות EMC, Perfstat במערכות NetApp וכו'. אנחנו לאחרונה משתמשים קצת ב mitrend כדי לאסוף ולנתח ביצועים של מערכות שונות וליצר גראפים נוחים לשימוש.

זה ברור שהכלים לא מושלמים, הכלי של VMware יודע להתייחס לכמות ליבות אבל חלש בהבנה של מהירות המעבדים, כלי ה SPM של NetApp חלש בניתוח פעילות Metadata, או לפחות היה כזה בפעם האחרונה שעוד עבדתי איתו, אבל למרות החולשות האלו, הכלים נותנים לפחות קריאת כיוון טובה, אולי הם מפספסים נקודות שיא רגעיות אבל הם מכוונים אותנו למקום בו אנחנו לפחות מבינים את סדרי הגודל הנכונים.

במזרח נתקלתי לאחרונה בכמה מקרים שבהם אין שום דרישת ביצועים במכרז, כלום. נפח אחסון נדרש וזהו. עכשיו מתחיל החלק האומנותי, בחלק מהמקרים אין שום דבר אחר, ואז אני חושב לעצמי שמי שפרסם את המכרז פשוט לא מבין בסטורג', קורה. במקרים אחרים רואים משהו אחר, והוא מטריד הרבה יותר, מישהו מפרסם מכרז ללא דרישת ביצועים אבל עם מפרט מאד מדויק של מערכת האחסון שהוא דורש, כמו נניח דגם מעבדים ספציפי או יכולת גידול לכמות בקרים גדולה פי 20 ממה שהוא דורש ביום הראשון. במקרים כאלו ברורה כוונת המשורר, הרי אלא אם אתה יצרן מערכות אחסון בעצמך, אין לך דרך ריאלית לבדוק את ההשפעה על הביצועים בשימוש במעבד 3GHz לעומת שימוש במעבד 3.2GHz  וגם בואו נהיה הוגנים, בניגוד למה שמראים לנו במצגות בכנסים, הסיכוי שאנחנו נישאר עם אותה מערכת בדיוק גם בגידול פי 20 לא סביר כל כך, הרי גם אם אתה בר מזל והעסק שלך אכן גדל פי 20 בטווח הנראה לעין, הארכיטקטורה שלך תשתנה עוד מיליון פעמים בדרך כדי לתמוך בכזה גידול, שום דבר שעובד ב1 לא עובד ב 20 as is, אז למה לקשקש?!

טוב סתם הוצאתי קצת אוויר חם, בואו נדבר על משהו יעיל יותר.

כשהייתי ראש צוות פריסייל, עסקנו לא מעט בתחום אבטחת האיכות. כשמאפיינים פתרון לפרויקט גדול, בדרך כלל לא שוכחים את הרכיבים העיקריים כלומר, בדרך כלל לא קורה שמתמחרים פרויקט אחסון ושוכחים לתמחר את בקרי המערכת או בפרויקט גיבוי בדרך כלל לא שוכחים את ספרית הגיבוי אבל לפעמים שוכחים שפרויקט הספציפי בקרי מערכת האחסון צריכים כבלי חשמל מסוג קומקום ולא מסוג תקע ישראלי רגיל ולפעמים שוכחים שספרית הגיבוי צריכה להתחבר אל מתגי ה SAN וחסרים מתאמי SFP+ בצד המתגים. הדוגמאות שהבאתי כאן הן רק שתי דוגמאות אבל צריך להבין כמה העיסוק בהן מרגיז, הולכים לפגישות, מבצעים אפיון, מתמחרים, מנהלים משא ומתן, סוגרים עסקה, מזמינים ציוד, מחכים, מספקים, באים להתקין והפרויקט היפה שמכרת במאה  עשרים אלף דולר תקוע בגלל שני כבלים של 12.5 דולר לזוג. מביך, מעצבן ומתסכל.

אחד הדברים שניסינו היה ליצור רשימות תיוג, יעני צ'קליסט, האם בדקת איזה כבלי חשמל צריך? האם בדקת כמה פורטים צריך? האם בדקת מה המרחק בין ארונות השרתים לארונות התקשורת?

השבוע למדתי על השיטה למניעת טעויות אנוש שנקראת בשם המלבב פוקה-יוקה. פוקה-יוקה היא תפיסה שמנסה להזהיר מראש על טעויות אנוש אפשריות, לגלות ולתקן טעויות במהירות האפשרית, להקטין את האפשרות לטעות ובאופן אולטימטיבי למנוע בכלל את החשיפה לטעויות כאלו. אותו צ'קליסט שהזכרתי קודם הוא דוגמה טובה לאירוע כזה. מי שמכיר בד"חים של חיל האויר יודע על מה אני מדבר, יש רשימה מודפסת וגם בטיסה האלף למרות שיודעים בעל פה את הבד"ח עוברים על הרשימה ומוודאים שהמטוס מוכן להתנעה, המראה וכו'.

השיטה הזו מתקשרת, אצלי בראש לפחות, לשיטה נוספת שנקראת קאיזן. קאיזן היא שיטה לשיפור מתמיד של תהליכים אבל מה שאני הכי אוהב בה זה שבמסגרת קאיזן אין דבר כזה "בלתי אפשרי", השיקול היחיד שחשוב הוא האם הפתרון המוצע אכן ייעל את התהליך שאנחנו מחפשים ליעל או יפגע בו. במרבית המקרים הרי, גם לבעיה הכי קשה יש פתרון. לפעמים הפתרון קשה ליישום, לפעמים הוא אומר שאנחנו צריכים לבחור לעבוד יותר קשה ולקחת על עצמנו עוד משימה, לפעמים יש פתרון אבל הוא יקר והופך את כל התרגיל ללא כדאי, אבל יש פתרון. נקודת המוצא צריכה להיות שיש פתרון, עכשיו בואו נמצא אותו.

לשתי התורות האלו כמובן יש עוד כללים, עוד עומק ומיליון דוגמאות אבל אני לא מומחה לא בקאיזן ולא ביוקה-פוקה למרות השם המדליק. העניין הוא שהתורות האלו קלות לאימוץ אם באים בראש פתוח ורצון לשפר אז זה די קל למצוא מקומות שבהם אפשר לשפר ובכל פעם להשתפר קצת. למה הכוונה ראש פתוח? אנחנו ישראלים הרי ואף אחד לא ילמד אותנו את העבודה ולכן אם אני אבוא אל מישהו ותיק בארגון שלכם, מישהו שבדרך כלל נחשב מקצועי, ואגיד לו שמעכשיו כשהוא עושה משהו הוא צריך פיזית לפתוח פנקס ולעבור בקול רם על הסעיפים שבו בכל פעם הוא מבצע את המשימות שלו, סביר להניח שניתקל בהתנגדות חריפה כי אף אחד לא אומר לישראלי איך לעשות את העבודה שלו, נכון?!

היה לי פעם מפקד במילואים שדימה את היחידה שלנו לעדר של פרים זקנים "לוקח לנו קצת זמן להתניע וייקח לנו זמן לבוא אבל שום דבר לא יעצור אותנו בדרך". איך מנתבים פרים זקנים לדרך חדשה? לאט, בזהירות ובהתמדה. מצב האידיאלי הוא שכל הארגון מוכוון לאותה מטרה באותה הדרך, שכל המנהלים משדרים ועושים בפועל את הפעולות הנדרשות וכל העובדים משתפים פעולה כי לכולנו מטרה משותפת וכו' וכו' אבל הרי זו לא תמיד המציאות ולכן, אפשר להתחיל גם בקטן, בצוות אחד, מחלקה אחת, לפני איזה חודש חברים ואני התעסקנו רק בנושא אחד וניסינו לפתור רק את נושא חיבור המערכות שלנו לקרקעית ארגזי השינוע אבל הטריק הוא להתחיל איפה שהוא ולא להפסיק אף פעם כי פוקה-יוקה וקאיזן הם לא תהליך חד פעמי, אין לשניהם שום משמעות כאירוע נקודתי.

עלו והפוקה-יוקו כולכם! קאיזן על בתיכם ומשפחותיכם ומועדים לשמחה!

שלכם,

ניר מליק