על תקשורת יעילה ושאלת שאלות

שלשום דיברתי עם חבר, חקלאי שמדי פעם עוקץ אותי שנמאס לו מהחקלאות והוא רוצה לעבור לעבוד כמוני בהייטק. זה היה מיד אחרי שבתשע וחצי בערב, מוצאי שבת, הוא סיים שיחת צעקות עם אחד הסוחרים שעובדים איתו. בסופו של דבר, הסברתי לו, התהליך שונה, אני לובש חליפה וטס לפגישות והוא חורש, שותל, משקה מרסס אבל בקצה התהליך, at the business end מה שנקרא, שנינו צריכים לעבוד עם בני אדם, לקוות שירצו לקנות את מה שיש לנו למכור תמורת סכום שיהיה לנו משתלם למכור בו ושלא יהיו יותר מדי בעיות שירות אחרי הרכישה.

אנחנו עובדים עם אנשים, מוכרים לאנשים, קונים מאנשים וצריכים להיות מסוגלים לתקשר עם אנשים באופן יעיל ואני חושב שזו הסיבה שהציוץ הבא נגע לי בעצב חשוף:

וזה אגב הפוסט המקורי אליו הוא מתייחס:

https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6559503027663888384

אחד הדברים שיכולים לגרום לי תסכול בעבודה מול אנשים זה כמרגישים שהצד השני לא מתאמץ להסביר, לספר את הסיפור המלא, לצייר את התמונה הרחבה ונראה שהעברת מסר קצר ותמציתי היא אומנות נכחדת עוד יותר מאשר long form. בתפקיד שלי, בעבודה מול אנשים מכל העולם, אפשר בדרך כלל לראות איפה יש פער שפה או תרבות ואיפה הבנאדם פשוט לא עושה את המאמץ הקטן הנדרש בשביל להסביר מה בדיוק הוא צריך, למה הוא צריך את זה ולמתי.

אפשר לאסוף ולהוסיף עוד כמה כללים שמן הסתם לא אני המצאתי ולא כולם חדשניים אבל הקפדה עליהם תייעל לכולנו את החיים ואני מזמין אתכם להוסיף בתגובות כללים משלכם:

  1. אם למשימה יש דד-ליין אז כותבים את הדד-ליין באופן ברור בראש המייל כי הרבה החלטות אחרות נגזרות מהדד-ליין
  2. לא שולחים מייל עם נושא כללי כמו "שאלה" או "הצעת מחיר"
  3. לא שולחים מייל עם מיליון אנשים בשורת ה To:, אל מי המייל מיועד? מי לדעתכם צריך להגיב\לפעול?
  4. גם מיליון אנשים בשורת ה Cc: זה לא תמיד חכם, האם באמת כל המכותבים צריכים להיות מכותבים?
  5. בדרך כלל התגובה הנכונה היא לא Reply All
  6. היה כבר פינג-פונג-פינג-פונג? תרימו את הטלפון במקום לענות למייל שוב
  7. אם המיל מכיל יותר מנושא אחד צריך לוודא שההפרדה בין הנושאים ברורה ואולי כדאי מראש לפצל מיילים עם שורת נושא ברורה (בהתאם הערה מספר 1)
  8. אין לצאת מנקודת הנחה שמקבל המייל יהיה סקרן מספיק בשביל לגלול למטה בשרשור
  9. אם נעשה שינוי בתוכנית אז מפיצים תוכנית חדשה כדי שלכולם יהיה את אותו הדבר מול העיניים

אני לא יודע אם הקישור בין הנושאים יעבוד לכולם או רק למי שעושה תפקידי פריסייל כמוני אבל אומנות העברת המסר הברור מתקשרת אצלי גם לאומנות שאלת השאלות.

בזכות טל פפרין בלינקדאין מצאתי את הקטע הבא שמייעץ לנו אף פעם לא לענות לשאלה ששאלו אותנו אלא תמיד לענות בשאלה בחזרה:

העצה הזו אולי קיצונית ואולי "אף פעם" זה קצת מוגזם אבל היא נשמעת מאד הגיונית למי שיצא לו לשבת עם איש מכירות מול לקוח ועוד לפני שהלקוח אמר מילה על האתגרים שעומדים מולו, איש המכירות הנלהב מדי מבקש ממך להציג את הפתרון המתאים ביותר (שאותו כמובן במקרה אנחנו מוכרים).

בדרך כלל כדאי לנו לחכות רגע ולשמוע מה מציק ללקוח ועשיתי את זה לא פעם בעצמי "אשמח לספר על הפתרון שלנו אבל נראה לי שכדאי להשקיע עוד כמה דקות ולהבין קצת יותר טוב מה יש לכם כאן היום". העניין הוא שגם אנשי הפריסייל בעצמם לפעמים מתביישים לשאול שאלות, הם חושבים בטעות שזו חוסר מקצועיות ולמעשה ההיפך הוא הנכון, זה הופך את איש הפריסייל למקצועי יותר, קשוב יותר, כזה שלא מנסה "לדחוף" ללקוח פתרון שאמרו לו לדחוף אלא מנסה להבין באמת מה האתגר ולתפור עבורו מענה הולם.

הנקודה הזו, של לשאול שאלות, נכונה גם בעוד מקומות, אירועי נטוורקינג למשל, דייטים ואפילו סתם בארוחת צהרים בכנסים, מכירים את "אל תאכל לבד"? תמיד שבו ליד מישהו ותשאלו שאלות, רוב הסיכויים שהכנס יהפוך מענין יותר, תיצרו קשרים טובים יותר ואפילו תפתחו הזדמנויות עסקיות או הזדמנויות קריירה חדשות.

אני מרגיש שהפוסט הזה לא ממוקד ואני קצת מתבדר וזה אירוני לעומת התמה העיקרית של תקשורת בין אישית יעילה אבל הנושא הזה מציק לי כבר כמה זמן ולא הצלחתי ליצוק אותו לתוך תבנית מסודרת יותר ובאמת שהציוץ שהתחלתי ממנו הקפיץ אותי אז כרגיל, אשמח לשמוע מה דעתכם!

שלכם תמיד,

ניר מליק

4 מחשבות על “על תקשורת יעילה ושאלת שאלות

  1. כפרה עליך… כמו תמיד – חד, ממוקד, אבל לא מתקמצן עלינו. כשרון 🙂
    יש אנשים שצריכים ריטלין כדי לכתוב פוסט כזה.
    אוגוסט שפוי, נשתמע 🙂

    אהבתי

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s