תקשורת אפקטיבית בימי קורונה

אלו ימים מורכבים וקשה לי להתרכז במה שמתרחש בתעשייה, כחלק מהצוות שמנהל את הפעילות של אינפינידט באסיה, הרגשנו ראשונים את ההשפעה של התפרצות הקורונה, הפעילות העסקית שלנו בקוריאה, סינגפור ויפן נעצרה כמעט לחלוטין וכמעט ברגע אחד ובאמת, ב 17 במרץ, יום חגו של פטריק הקדוש ויום ההולדת שלי, יצאנו כולנו, כל הצוות שלי, לחל"ת. ולחשוב שרק שבוע לפני כן עוד התלבטנו איך נכון להציג בישיבת מועצת המנהלים את השפעת הקורונה על הביזנס, השיטפון היה מהיר יותר מכל מה שחשבנו.

אירופה נמצאת בשיאו של המשבר, ארצות הברית עוד בתחילתו ובאסיה נראה היה שמתחילים להתאושש אבל ייתכן והחגיגה עוד מוקדמת מדי. אולימפיאדת טוקיו היתה נייר הלקמוס שלי, כל עוד לא נגעו באולימפיאדה, האמנתי שאנחנו לקראת משבר קצר, גיהוק זמני, כל כך הרבה כסף שווה האולימפיאדה וידעתי שיפחדו לגעת בה.

בימים רגילים, הייתי מדבר איתכם על ההשקה של Veeam 10. זוכרים שכבר לפני שנתיים וחצי סיפרתי לכם על ההשקה של גרסה 9.5 ושכבר אז הם היו באיחור להשיק את גרסה 10? אני מאד סקרן לדעת למה בעצם הם התעכבו כל כך הרבה אבל בכל מקרה בשעה טובה הגרסה המיוחלת הושקה ואתם יכולים למצוא כאן קישורים לכמה בלוגים של נציגי ה Veeam Vanguard שסוקרים את ההשקה והחידושים.

בימים רגילים, כמובן, היינו מדברים גם ההשקה הגדולה של vSphere 7. בדיוק לפני שנתיים סיפרתי לכם על ההשקה של vSphere 6.7 ועל איך אכלתי תחת בטוקיו ובהתחשב בזה שהשבוע הייתי אמור להעביר קורס בטוקיו ולהנות מפריחת הדובדבן, הסאקורה המפורסמת, יש בכותרת הפוסט ההוא משהו מאד רלוונטי גם להיום. בכל מקרה vmiss33, מליסה פאלמר, פרסמה בבלוג שלה סקירה טובה על החידושים העיקריים בעיניה וכמובן שיש פרק פודקסט של vSpeaking שמוקדש להשקה.

אבל כמו שכתבתי בהתחלה, קשה לי להתרכז בצד הזה של טכנולוגיה ומכירות אבל יש משהו שמציק לי ואולי כדאי לדבר עליו בכל אופן וזה תקשורת בזמן משבר. לא, אני לא מדבר על "התקשורת" אלא על תקשורת, היכולת להעביר מידע מסודר וברור בעת משבר. שימו לב למשל אל הבחור הזה:

הגנרל טוד סמונייט הוא מפקד חייל ההנדסה של צבא ארצות הברית ובקליפ הזה הוא מתאר את המענה של חייל ההנדסה, תחת ראשות החירום הלאומית האמריקאית, FEMA, ואיך חייל ההנדסה תחת ראשות החירום יכול לסייע לערים כמו ניו-יורק. שימו לב איך הוא מתחיל לדבר עוד לפני שהוא מניח את הדפים על הפודיום, הוא בא מוכן והרעיון שהוא מציג כאן הוא פשוט, הרעיון שהוא מציג כאן הוא פשוט כי אין זמן לרעיון מורכב, לוקחים מבנים קיימים מסוגים מסוימים ומיישמים את המינימום הנדרש כדי להסב אותם לאחד משני סוגי בתי חולים זמניים, מבנה שכולל חדרים (בית מלון למשל) לטיפול בחולי קורונה ומבנה שהוא חלל פתוח (אולם ספורט) לטיפול בחולים שאינם חולי קורונה.

תיראו כאן את מושל מדינת ניו-יורק, המושל קומו:

המושל מתחיל בפירוט על כמה בדיקות בוצעו ואיפה, כמה נדבקים, כמה מחלימים, מה המגמות. בדקה 5:02  הוא משתף את הציבור באופן מאד מסודר וברור, את השיקולים השונים וההבדל בין המודלים ומשתף את הציבור בקושי לתכנן קדימה והצורך לעדכן את התכנון כל יום בהתאם למידע החדש שמגיע ובדקה 7:57 הוא מדבר על תחזית המתים בארצות הברית ובמדינת ניו-יורק. בדקה 11:26 המושל מדבר על 21,000 מתנדבים מחוץ למדינת ניו-יורק שבאים לעזרת המדינה, עשרים ואחת אלף איש ומתחייב להחזיר טובה תחת טובה, בשמו, בשם הניו-יורקרים והרוח של ניו-יורק המושל מדבר על זה שניו-יורק בעצם הראשונה לחטוף ואיך הוא לא ישכח שאנשים באו לעזור ויהיה הראשון ברכב לצאת לעזור לאחרים כשהם יהיו בצרה. זו אמריקאיות וזה קצת שמאלצי כמובן אבל זה מסר מאחד שנותן טיפה אופטימיות אחרי הנתונים הלא פשוטים שהציג.

בדקה 15:11 המושל מדבר ישירות אל היצרנים הגדולים במדינה, אין לו את הסמכות להורות להם מה לייצר והנשיא טרמפ לא מוציא את הצו הנדרש ולכן המושל מבקש ממי שיכול להסב את קווי הייצור שלו ומודיע שמדינת ניו-יורק תשלם ביד נדיבה לא רק על התוצרים אלא גם על ההסבה עצמה.

אני בכוונה לא מדבר על ההנהגה הישראלית כי אני לא רוצה להיגרר לדיון פוליטי אבל שתי הדוגמאות שנתתי למעלה מארצות הברית הן לדעתי דוגמאות מעולות, גם אם שונות מאד, לדרך נכונה בה אפשר להעביר מידע לציבור בימי משבר ויש כאן שיעור חשוב גם לכולנו בתחום העסקי, יש כאן שיעור על מה שנקרא לפעמים מיומנויות רכות או Soft Skills, כמנהלים וכמדריכים אנחנו לא מספיק טובים בללמד ולחנוך את העובדים והעמיתים שלנו בתחום הזה, תחום התקשורת בינאישית, התחום שקשור כאן בדיון הזה ליכולת להעביר מסרים מורכבים, קשים, בצורה ברורה, מחברת, רותמת למעשה ומשאירה פתח להסתכל דרכו אל העתיד במבט אופטימי. בחברות רבות מתייחסים אל סדנאות Soft Skills כחלק מפעילות ההעשרה לעובדים ואני חושב שנכון יותר להתייחס אליהן כאל חלק מההכשרה הבסיסית של העובדים שלנו, חלק מארגז הכלים שלהם.

אין לי כאן איזו שורת סיכום מוצלחת או מסר מרשים, ניסיתי רק לחלוק דוגמאות לתקשורת שנראית לי יעילה וקונסטרוקטיבית ואני מקנא במי שיש לו מנהיגים כאלו שיכולים לסייע לו איפה ששאר המנהיגים נכשלו. כמתנדב במשמר הגבול אני מעורב רבות בוועדת הביטחון של הישוב בו אני גר ולפעמים אנחנו נדרשים לפעמים לדון בפער בין הבטחון ותחושת הבטחון ושווה לזכור שתחושת הבטחון, יש לה ערך בפני עצמה, גם אם אנחנו עומדים בפני סערה אדירה או מתמודדים עם שיא הסערה כאן ועכשיו, יש חשיבות לתחושת הבטחון ותקשורת יעילה יכולה לתרום גם לביטחון וגם לתחושת הבטחון.

בתקווה ונוכל להיפגש בקרוב פנים אל פנים ולא בלשכת התעסוקה,

חג שמח!

ניר מליק

על תקשורת יעילה ושאלת שאלות

שלשום דיברתי עם חבר, חקלאי שמדי פעם עוקץ אותי שנמאס לו מהחקלאות והוא רוצה לעבור לעבוד כמוני בהייטק. זה היה מיד אחרי שבתשע וחצי בערב, מוצאי שבת, הוא סיים שיחת צעקות עם אחד הסוחרים שעובדים איתו. בסופו של דבר, הסברתי לו, התהליך שונה, אני לובש חליפה וטס לפגישות והוא חורש, שותל, משקה מרסס אבל בקצה התהליך, at the business end מה שנקרא, שנינו צריכים לעבוד עם בני אדם, לקוות שירצו לקנות את מה שיש לנו למכור תמורת סכום שיהיה לנו משתלם למכור בו ושלא יהיו יותר מדי בעיות שירות אחרי הרכישה.

אנחנו עובדים עם אנשים, מוכרים לאנשים, קונים מאנשים וצריכים להיות מסוגלים לתקשר עם אנשים באופן יעיל ואני חושב שזו הסיבה שהציוץ הבא נגע לי בעצב חשוף:

וזה אגב הפוסט המקורי אליו הוא מתייחס:

https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6559503027663888384

אחד הדברים שיכולים לגרום לי תסכול בעבודה מול אנשים זה כמרגישים שהצד השני לא מתאמץ להסביר, לספר את הסיפור המלא, לצייר את התמונה הרחבה ונראה שהעברת מסר קצר ותמציתי היא אומנות נכחדת עוד יותר מאשר long form. בתפקיד שלי, בעבודה מול אנשים מכל העולם, אפשר בדרך כלל לראות איפה יש פער שפה או תרבות ואיפה הבנאדם פשוט לא עושה את המאמץ הקטן הנדרש בשביל להסביר מה בדיוק הוא צריך, למה הוא צריך את זה ולמתי.

אפשר לאסוף ולהוסיף עוד כמה כללים שמן הסתם לא אני המצאתי ולא כולם חדשניים אבל הקפדה עליהם תייעל לכולנו את החיים ואני מזמין אתכם להוסיף בתגובות כללים משלכם:

  1. אם למשימה יש דד-ליין אז כותבים את הדד-ליין באופן ברור בראש המייל כי הרבה החלטות אחרות נגזרות מהדד-ליין
  2. לא שולחים מייל עם נושא כללי כמו "שאלה" או "הצעת מחיר"
  3. לא שולחים מייל עם מיליון אנשים בשורת ה To:, אל מי המייל מיועד? מי לדעתכם צריך להגיב\לפעול?
  4. גם מיליון אנשים בשורת ה Cc: זה לא תמיד חכם, האם באמת כל המכותבים צריכים להיות מכותבים?
  5. בדרך כלל התגובה הנכונה היא לא Reply All
  6. היה כבר פינג-פונג-פינג-פונג? תרימו את הטלפון במקום לענות למייל שוב
  7. אם המיל מכיל יותר מנושא אחד צריך לוודא שההפרדה בין הנושאים ברורה ואולי כדאי מראש לפצל מיילים עם שורת נושא ברורה (בהתאם הערה מספר 1)
  8. אין לצאת מנקודת הנחה שמקבל המייל יהיה סקרן מספיק בשביל לגלול למטה בשרשור
  9. אם נעשה שינוי בתוכנית אז מפיצים תוכנית חדשה כדי שלכולם יהיה את אותו הדבר מול העיניים

אני לא יודע אם הקישור בין הנושאים יעבוד לכולם או רק למי שעושה תפקידי פריסייל כמוני אבל אומנות העברת המסר הברור מתקשרת אצלי גם לאומנות שאלת השאלות.

בזכות טל פפרין בלינקדאין מצאתי את הקטע הבא שמייעץ לנו אף פעם לא לענות לשאלה ששאלו אותנו אלא תמיד לענות בשאלה בחזרה:

העצה הזו אולי קיצונית ואולי "אף פעם" זה קצת מוגזם אבל היא נשמעת מאד הגיונית למי שיצא לו לשבת עם איש מכירות מול לקוח ועוד לפני שהלקוח אמר מילה על האתגרים שעומדים מולו, איש המכירות הנלהב מדי מבקש ממך להציג את הפתרון המתאים ביותר (שאותו כמובן במקרה אנחנו מוכרים).

בדרך כלל כדאי לנו לחכות רגע ולשמוע מה מציק ללקוח ועשיתי את זה לא פעם בעצמי "אשמח לספר על הפתרון שלנו אבל נראה לי שכדאי להשקיע עוד כמה דקות ולהבין קצת יותר טוב מה יש לכם כאן היום". העניין הוא שגם אנשי הפריסייל בעצמם לפעמים מתביישים לשאול שאלות, הם חושבים בטעות שזו חוסר מקצועיות ולמעשה ההיפך הוא הנכון, זה הופך את איש הפריסייל למקצועי יותר, קשוב יותר, כזה שלא מנסה "לדחוף" ללקוח פתרון שאמרו לו לדחוף אלא מנסה להבין באמת מה האתגר ולתפור עבורו מענה הולם.

הנקודה הזו, של לשאול שאלות, נכונה גם בעוד מקומות, אירועי נטוורקינג למשל, דייטים ואפילו סתם בארוחת צהרים בכנסים, מכירים את "אל תאכל לבד"? תמיד שבו ליד מישהו ותשאלו שאלות, רוב הסיכויים שהכנס יהפוך מענין יותר, תיצרו קשרים טובים יותר ואפילו תפתחו הזדמנויות עסקיות או הזדמנויות קריירה חדשות.

אני מרגיש שהפוסט הזה לא ממוקד ואני קצת מתבדר וזה אירוני לעומת התמה העיקרית של תקשורת בין אישית יעילה אבל הנושא הזה מציק לי כבר כמה זמן ולא הצלחתי ליצוק אותו לתוך תבנית מסודרת יותר ובאמת שהציוץ שהתחלתי ממנו הקפיץ אותי אז כרגיל, אשמח לשמוע מה דעתכם!

שלכם תמיד,

ניר מליק